Cómo Gestionar una Reunión de Trabajo

En la actualidad cualquier proyecto suele ser ejecutado por un grupo más o menos grande de profesionales.  Esto hace que la comunicación y coordinación entre ellos sea clave para el éxito del proyecto.

Las reuniones de trabajo son una gran herramienta para realizar esta coordinación.  Sin embargo, mal gestionadas pueden ser el origen de ineficacias.

Aquí tienes unas recomendaciones para hacer que tus reuniones sean una herramienta eficaz.

Pautas Para Organizar una Reunión Eficiente

Prepara una Agenda

¿Cuántas veces te han convocado a una reunión sin saber exactamente de qué se iba a hablar?

Una reunión sin agenda crea numerosos problemas.  Cuando no se conocen los temas a tratar, es normal que en algún momento de la reunión falte información porque no se ha preparado.  Esto provoca pérdidas de tiempo y la sensación de culpabilidad de la persona que se suponía que debía tener dicha información disponible.

También se puede dar el caso contrario. Para evitar ser la persona cogida fuera de juego, alguien puede dedicar excesivo tiempo en preparar todos los datos e informes que se le ocurren que pueden aparecer en la reunión. Lo que resulta en otra ineficacia.

Por lo tanto, cuando convoques una reunión envía la convocatoria incluyendo los puntos que se han de tratar y la información que se ha de preparar de antemano.  La reunión será más fluida y se tomarán decisiones más fácilmente.

Y si tú no eres el convocante y recibes una invitación a una reunión sin agenda, solicítala.

Convoca Sólo a la Gente Necesaria

Una reunión de trabajo no es un evento social.  Debemos ser muy respetuosos con el tiempo de los demás y no convocarlos a una reunión si su presencia no es necesaria.

Una reunión tampoco debe ser reflejo de "status" en la compañía. Si para conseguir el objetivo de la reunión hay que juntar a un director con un ingeniero junior, no hace falta juntar a todos los jefes intermedios para que escuchen lo que dice.

Este punto está relacionado con el anterior. Para saber a quién convocar primero hay que saber qué temas se van a tratar.

Empieza Puntualmente

¿Cuántas veces has empezado una reunión más tarde de la hora programada?

Sinceramente, tener a varias personas sentadas sin hacer nada esperando a que todo el mundo llegue es una de las cosas que más me molesta.

Además, a la gente que se perjudica es a la que ha sido puntal.  ¿Habéis oído alguna vez esta frase?

Vamos a esperar 10 minutos por deferencia y empezamos.

¿No hay deferencia para la gente que ha respetado la hora fijada?

Empezar las reuniones tarde es parte del problema de la impuntualidad.  Cuando se sabe que las reuniones nunca comienzan a su hora, la gente empieza a tenerlo en cuenta y llega a al hora que creen que va a empezar.

Siendo puntuales en el comienzo generamos una cultura de respeto hacia el tiempo de los demás.

Evita Discutir Temas que Estén Fuera de la Agenda

Es muy común empezar a hablar de un tema y enlazar con temas relacionados para acabar consumiendo la mayor parte del tiempo de la reunión hablando de temas que no estaban en la agenda. Y esto causa a su vez que no haya tiempo para tratar los temas que se suponía se debían debatir.

Por eso el líder de la reunión debe ser diligente a la hora de mantener el debate acotado en los temas acordados.  Es normal que se descubran nuevos elementos que han de ser tratados.  En este caso hay dos opciones:

1. Dejar este nuevo asunto para el final de la reunión.  De esta manera se garantiza que se traten los asuntos acordados, y si hay tiempo, al final se discuta sobre el nuevo elemento.
2. Organizar otra reunión para el nuevo tema. Así mantenemos la eficacia de la reunión actual y nos aseguramos de que el nuevo asunto es tratado adecuadamente, con una preparación de la reunión y la convocatoria de las personas indicadas.

Si nos salimos repetidamente de los temas de la agenda generaremos una sensación de que siempre nos falta tiempo, lo que añade un factor de estrés al trabajo.

Corta Discusiones Encalladas que no Aportan Valor

En ocasiones se llega a un punto en el que no hay ningún acuerdo, ya sea con nuestro cliente o internamente entre miembros del proyecto.

Si una vez expuestos los argumentos por todas las partes no se aprecia ningún acercamiento ni argumentos nuevos, lo más probable es que lleguemos a un punto de estancamiento en el que se repiten una y otra vez los mismos razonamientos.

En cuanto veamos que estamos en esta situación debemos cortarla y dejarla para más adelante.  Los motivos son varios:

• Evitar la escalada de la discusión. Llegados a este punto es más fácil que alguien lo lleve al terreno personal o saque los trapos sucios para intentar ganar la discusión.
• La solución al conflicto puede estar en otro de los temas tratados en la reunión.  Muchas veces una decisión sobre una parte del proyecto hace que hasta entonces era un problema desaparezca.
• Dejar madurar un problema, aunque sea sólo por unas horas, nos puede ayudar a encontrar soluciones más creativas sin la presión de llegar a un acuerdo en el momento de la reunión.

Crea un Acta de la Reunión

¿Cuántas veces has salido de una reunión seguro de algo y te has encontrado que otra persona ha entendido algo diferente?

Todos interpretamos la información de manera subjetiva, e incluso en ocasiones escuchamos sólo lo que nos interesa. Poner por escrito las conclusiones de la reunión ayuda a resolver ambigüedades.

Además nuestra memoria es volátil.  Tener el resultado de una reunión por escrito ayuda a recordar los detalles a los asistentes.  También permite a los que no asistieron conocer las conclusiones.

Siempre que sea posible recomiendo que las actas se escriban durante la reunión y se revise por todos los asistentes al final.  Esta revisión no suele durar más de cinco minutos.  En cambio, si no se hace en el momento, se suelen generar una serie de correos con modificaciones que requieren mucho más tiempo.  Y también hace que el acta definitiva tarde incluso varios días en estar disponible.

Identifica las Acciones, su Fecha Límite y su Responsable

Una de las funciones de las reuniones es identificar acciones necesarias para desbloquear un trabajo, para coordinar actividades, para dar una respuesta al cliente, etc.

Cada vez que se identifica una acción, se ha de asignar un responsable y una fecha límite.  De lo contrario es muy fácil que quede en tierra de nadie o que caiga en el olvido hasta que sea demasiado tarde.

En mi opinión el responsable de una acción debe ser necesariamente uno de los asistentes.  Eso no quiere decir que esa persona sea la encargada de realizar físicamente esta acción, sino que es la persona que se encarga de asegurarse de que la acción se lleva a cabo a tiempo.

Siempre se puede cambiar más adelante el responsable de una acción una vez que el nuevo responsable la ha asumido.  Pero si se asigna directamente a alguien que no está presente en la reunión se corre el riesgo de que la persona asignada no sea informada adecuadamente.

Conclusión

Las reuniones son una herramienta imprescindible de comunicación y coordinación, tanto internamente en el equipo de proyecto como externamente con clientes, contratistas o proveedores.

Hay una gran diferencia en el rendimiento de un equipo que gestiona sus reuniones eficientemente y otro en el que las reuniones se improvisan. Así que te animo a que introduzcas las recomendaciones de este artículo en tu rutina y empieces a disfrutar de sus beneficios.